Dokumentenscanner im Test 2024
In früheren Tagen wurden Dokumente meist ausgedruckt und dann in einem Ordner abgeheftet. In immer mehr Fällen müssen die Unterlagen in der heutigen Zeit jedoch in digitaler Form zur Verfügung stehen. Egal, ob im Büro oder privat im Home-Office: Wer Daten im Unternehmen digitalisieren und dafür sorgen möchte, dass Papierstapel und Aktenberge der Vergangenheit angehören, sollte über die Anschaffung eines Dokumentenscanners nachdenken. Doch welches Modell ist das richtige für Sie? Ein Dokumentenscanner mit Netzwerk und WLAN? Ein Duplex Dokumentenscanner oder doch lieber ein mobiler Scanner, der die Dokumente an das Handy sendet oder auf per Dropbox speichert? In unserem Dokumentenscanner Vergleich stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Gerätetypen vor und erklären Ihnen die Kriterien, die beim Kauf ausschlaggebend sind, sodass Sie Ihren persönlichen Dokumentenscanner Testsieger finden.
Die verschiedenen Typen von Dokumentenscannern
Auch wenn die unterschiedlichen Modelle alle nach dem gleichen Funktionsprinzip laufen, so zeigen Dokumentenscanner Tests typischerweise, dass hinsichtlich der Größe, des Designs und bezüglich der Funktionen signifikante Unterschiede bestehen: Soll es ein Dokumentenscanner ohne PC-Anschluss sein, der die Daten als PDF in einer Cloud abspeichert? Oder vielleicht doch lieber ein professionelles Business-Gerät mit Texterkennung und integriertem Drucker sowie USB- und Netzwerkanschluss? Die verschiedenen Gerätetypen werden anhand ihrer Bauart bzw. Größe und anhand ihrer Funktionen unterschiedenen. Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Arten etwas näher:
| Dokumentenscanner-Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Buch- bzw. Flachbettscanner | Buchscanner werden zur Digitalisierung ganzer Bücher verwendet und sind demnach vorrangig aus Bibliotheken oder Archiven bekannt. Mittlerweile existieren auch für den Hausgebrauch diverse Varianten, die allerdings wesentlich kompakter und meist auf das Format A4 zugeschnitten sind. Diese Geräte werden als Flachbettscanner bezeichnet. |
| Fotoscanner | Fotoscanner sind auch unter den Namen Negativ- bzw. Filmscanner bekannt. Die Geräte sind auf das Digitalisieren von Negativen, Dias und Fotos spezialisiert. Allerdings beschränkt sich der Einzug bei den vielen Modellen auf kleine Formate. |
| Netzwerkscanner | Unter dieser Kategorie werden alle Dokumentenscanner mit Netzwerk, also LAN- oder WLAN-Anschluss, verstanden. Dabei kann es sich bspw. um gewöhnliche Flachbettscanner als auch Fotoscanner handeln. Sobald ein Netzwerkanschluss vorhanden ist und mehrere Personen Zugriff auf das Gerät haben, zählt es als Netzwerkscanner. |
| Handscanner | Die meist sehr kompakten Geräte laufen auch ohne Steckdosenverbindung. Damit haben Sie die Möglichkeit, auch von unterwegs aus Dokumente einzuscannen. Sie können mit dem Handscanner relativ schnell über die Seite gleiten. Mittels drahtloser Internetverbindung werden die Daten an das Smartphone übertragen. |
| Visitenkartenscanner | Hierbei handelt es sich um transportable Geräte, die in Ihrer Bauart sehr kompakt sind und für das Scannen kleiner Kärtchen verwendet werden. Sie dienen vorrangig zum Digitalisieren von Ausweisen und Visitenkarten und gewährleisten eine sehr hohe Auflösung. |
| Barcodescanner | Barcodescanner werden genutzt, um Produkte bzw. Gegenstände zu katalogisieren und in einer Datenbank zu speichern. Für Unternehmen im produzierenden Gewerbe ist das Gerät daher ein absolutes Muss. Ein weiteres Anwendungsgebiet ist das Einscannen des Produktpreises an Kassen. |
Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Dokumentenscanner-Typen
Damit Sie besser entscheiden können, welches Modell der beste Dokumentenscanner für Ihr Büro oder den Privatgebrauch im Home-Office ist, haben wir in der nachfolgenden Tabelle die Stärken und Schwächen der einzelnen Arten herausgearbeitet:
| Art des Dokumentenscanners | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Buch- bzw. Flachbettscanner |
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| Fotoscanner |
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| Netzwerkscanner |
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| Handscanner |
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| Visitenkartenscanner |
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| Barcodescanner |
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Welche Merkmale zeichnen einen guten Dokumentenscanner aus?
Moderne Dokumentenscanner lassen sich bereits mit dem Smartphone verbinden. So landet das Digitalisierte umgehend auf dem mobilen Endgerät. Je nachdem, für welches Anwendungsgebiet der Scanner genutzt werden soll, eignen sich unterschiedliche Gerätetypen. Allerdings werden verschiedene Bewertungskriterien immer wieder in Dokumentenscanner Tests genannt und sollten daher von Ihnen berücksichtigt werden:
- Preis des Produktes
- Auflösung
- Maximales Scan-Format
- Arbeitsgeschwindigkeit
- Schnittstellen
Wenn Sie bspw. Ihre Dias oder Fotos digitalisieren möchten, liefert ein Fotoscanner aufgrund seiner hohen Auflösung die besten Dienste. Wer dagegen Wert darauf legt oder sogar darauf angewiesen ist, auch von unterwegs aus Dokumente zu scannen, dessen Entscheidung wird eher auf einen Handscanner fallen. Gilt es, eine große Anzahl von Papierdokumenten zu scannen, ist der Buchscanner, im Optimalfall mit Mehrfacheinzug, eine gute Wahl. Müssen hingegen mehrere Personen Zugriff auf das Gerät haben empfiehlt sich ein Dokumentenscanner Netzwerk. Nutzer von Apple Produkten sollten darauf achten, ob die mitgelieferte Software auf dem Mac läuft. Eigentlich sollte man annehmen, dass die Stiftung Warentest längst einen Dokumentenscanner Testsieger gekürt hat. Leider hat die Stiftung Warentest jedoch bisher keinen Dokumentenscanner Test durchgeführt. Ein Dokumentenscanner Vergleich verdeutlicht aber, dass es aktuell eine Fülle an Marken und Herstellern gibt, welche die verschiedensten Modelle und diverses Zubehör vertreiben. Zu den bekanntesten und beliebtesten Herstellern, bei denen Sie einen Dokumentenscanner kaufen können, gehören:
- DNT
- Epson
- Fujitsu
- HP (Hewlett Packard)
- Kodak
- Plustek
Einige Modelle können jedoch in Dokumentenscanner Tests und Kaufberatungen immer wieder auf den vorderen Plätzen der Bestenliste gefunden werden wie der Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap iX500, die ScanMate-Serie von Kodak oder der DNT Viewscan. Auch die Epson WorkForce und die Geräte von Plustek erfreuen sich einer hohen Beliebtheit.
Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?
Das Wort Scanner leitet sich vom englischen „scan“ ab, was mit Abtasten übersetzt werden kann. Das Gerät können Sie in der Regel über einen USB 3.0-Anschluss mit dem Computer oder Mac OS X verbinden. Mittels mehrerer Sensorleisten tastet der Scanner einzelne Blätter ab. Um die Daten korrekt zu erfassen, führt das Gerät eine Vielzahl an Messungen durch und übersetzt die Daten in eine digitale Form. Diese können nun vom Computer verarbeitet, analysiert und auf dem Bildschirm ausgegeben werden. Textdokumente werden dabei meist als PDF-Datei abgespeichert. Bei mobilen Modellen, die nicht mit dem PC verbunden werden, können die Daten per Dokumentenscanner App in eine Cloud hochgeladen werden. Das Verwenden von Apps hat den Vorteil, dass Sie von verschiedenen Geräten auf Ihre Dokumente zugreifen können.
Tipp Box Für Personen mit vielen Papierakten, die beidseitig bedruckt sind, bietet sich ein Dokumentenscanner mit Duplex an. Diese Modelle tasten – je nach Gerät gleichzeitig oder nacheinander –beide Seiten des Blattes ab, ohne dass Sie das Papier dabei erneut in den Scanner legen müssen. So kann der Arbeitsaufwand erheblich minimiert werden.
Fragen rund um das Thema Dokumentenscanner
Warum sind Dokumentenscanner so teuer?
Wenn Sie einen Dokumentenscanner kaufen möchten, ist Ihnen bestimmt schon aufgefallen, dass verglichen mit Multifunktionsgeräten, die sowohl Drucken als auch Scannen können, reine Scangeräte oftmals wesentlich teurer sind. Doch woran liegt das? Gerätehersteller verdienen häufig das meiste Geld mit der Druckertinte, was dazu führt, dass die Modelle mit Drucker und Dokumentenscanner günstig angeboten werden. Zusätzlich fressen die multifunktionellen Maschinen meist mehr Strom und verfügen nicht über die gleiche hohe Auflösung und Zusatzsoftware wie ein spezialisierter Scanner. Auf lange Sicht ist daher ein Dokumentenscanner günstiger. Wer Geld sparen möchte, findet im Internet auch Anleitungen, wie man sich mit dem Smartphone einen Dokumentenscanner selber bauen kann.
Wie wird ein Dokumentenscanner gereinigt?
In der Gebrauchsanweisung finden Sie gerätespezifische Hinweise zur Reinigung sowie Wartung des Geräts. Da es in der Regel keine allzu starken Verschmutzungen gibt, sollte ein trockenes Tuch ausreichen, um das Äußere des Scanners zu reinigen. Wahlweise können Sie das Tuch auch etwas anfeuchten. Scheuernde Reinigungsmittel sollten dabei ebenso vermieden werden wie harte Putzutensilien. Diese könnten dem Kunststoffgehäuse zusetzen und die Lebensdauer der Maschine erheblich verkürzen. Bei Scannern mit Einzug sind es meist die Rollen, welche gereinigt werden müssen. Der Zugriff auf die Rollen unterscheidet sich von Modell zu Modell, wird aber in jedem Fall im mitgelieferten Benutzerhandbuch erklärt.
Fazit: Dokumentenscanner erleichtern Ihren Arbeitsalltag
Die einzelnen Bautypen der Scanner decken mittlerweile eine ganze Menge verschiedener Anwendungsgebiete ab. Egal, ob Sie Ihre Produkte katalogisieren bzw. kategorisieren möchten, Sie Ihre Ausdrucke digitalisieren wollen oder darauf angewiesen sind, eine Kopie eines Dokumentes zu erstellen, wenn Sie auf Dienstreisen sind: Es steht immer das passende Gerät zum Scannen der Daten bereit. Der beste Dokumentenscanner der aktuellen Produktgeneration begeistert mit Zusatzfeatures wie Netzwerkzugang und WLAN, automatischer Texterkennung oder dem Speichern Ihrer Daten in einer Cloud. Bei großen Mengen Text oder einer hohen Anzahl an Dokumenten empfiehlt sich ein Modell mit Einzug, sodass nicht jede Seite extra in den Scanner gelegt werden muss.
