Serienbrief erstellen in Word: Eine Anleitung in 8 Schritten

serienbrief-word-erstellen


Wozu dienen Serienbriefe?

Das Erstellen eines Serienbriefs mit Word erleichtert es Ihnen, identische Schreiben an verschiedene Empfänger zu versenden. So müssen Sie nur ein Dokument erstellen.


Ist es schwer, mit Word einen Serienbrief zu erstellen?

Nein, zum Glück gibt es einen Assistenten, der Ihnen die Arbeit erleichtert. So lässt sich nicht nur ein Brief, sondern auch ein Umschlag oder ein Etikett beschriften.


Wie gehe ich vor, um einen Serienbrief zu schreiben?

Den Aufbau können Sie selbst bestimmen oder von einer Vorlage übernehmen. Neben des Word-Dokuments benötigen Sie eine Datenquelle, wie zum Beispiel Ihre Outlook-Kontaktliste, um diese mit dem Serienbrief verknüpfen zu können.



Planen Sie eine größere Feier oder sprechen Sie verschiedene Kunden Ihres Unternehmens gern persönlich an, so ist es aufwendig, für jeden einzelnen einen eigenen Brief zu erstellen. Zum Glück gibt es die Möglichkeit, mit Hilfe von Microsoft Word Serienbriefe zu erstellen. Wir zeigen Ihnen mit Hilfe einer Anleitung, wie Sie dabei vorgehen und welche Vorteile sich aus der Kombination zwischen Word und einer Excel-Tabelle ergeben können.

1. Was ist ein Serienbrief überhaupt?

serienbrief-schreiben-word

Schreiben Sie nicht jeden Brief einzeln.

Bei einem Serienbrief handelt es sich um ein identisches Schreiben, welches an verschiedene Absender geschickt werden soll. Ein solches ist beispielsweise in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Geburtstagseinladungen bzw. sonstige Einladungen zu größeren Feiern
  • Kundenanschreiben (zu besonderen Anlässen, Rabattaktionen oder rein zu Werbezwecken)
  • Firmeninterne Dokumente (an alle Mitarbeiter bzw. eine bestimmte Abteilung)

Sofern Sie hauptsächlich per E-Mail kommunizieren, müssen Sie jedoch keinen Serienbrief mit Word erstellen, sondern können stattdessen auch eine E-Mail-Vorlage gestalten, die Ihnen viel Arbeit erspart.

2. Aus welchen Elementen besteht ein Serienbrief?

Jeder Seriendruck, den Sie mit Hilfe einer Vorlage erstellen, besteht aus den folgenden Komponenten:

Der Seriendruck-Assistent als Hilfsmittel:

Haben Sie bisher nur wenig Erfahrung mit den verschiedenen Funktionen von Microsoft Word gesammelt, so bietet sich die Nutzung des automatischen Assistenten an. Mehr individuelle Möglichkeiten haben Sie hingegen bei der manuellen Erstellung des Serienbriefs.

  • Hauptdokument: In diesem Dokument wird das Schreiben erstellt, welches die Grundlage für alle weiteren Schreiben bildet. Es dient sozusagen als Vorlage, die im Anschluss individualisiert werden kann. Innerhalb des Dokuments haben Sie die Möglichkeit, mehrere Seriendruckfelder einzufügen und diese mit entsprechenden Daten zu vervollständigen.
  • Datenquelle: Als primäre Datenquelle kommt in aller Regel eine Excel-Tabelle in Betracht. Hier lassen sich Namen und Adressen einfach und übersichtlich abspeichern. Eine einmal bestehende Liste kann bei Änderungen leicht angepasst werden, sodass beim nächsten Serienbrief zum Beispiel eine neue Adresse berücksichtigt werden kann. Alternativ zur Excel-Tabelle können Sie auch eine in Word angelegte Empfängerliste als Datenquelle nutzen.
  • Serienbrief: Um mit Hilfe von Word einen Serienbrief zu schreiben, benötigen Sie eine Datenquelle sowie das Hauptdokument. Der Serienbrief selbst stellt das zusammengesetzte Ergebnis dar.

3. Mit Microsoft Word einen Serienbrief erstellen: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

serienbrief-adressliste-erstellen

Eine schon bestehende Liste erleichtert Ihnen das Vorgehen.

Um mit Ihrem PC Word einen Serienbrief zu erstellen, erstellen Sie am besten zunächst eine Datenquelle.
Bei der Nutzung einer Excel-Tabelle sollte diese am besten mit unterschiedlichen Spalten für Vornamen, Nachnamen, Straßen und Wohnort bestehen.

Speichern Sie diese Liste ab oder verwenden Sie eine bereits bestehende andere Datenquelle, wie zum Beispiel Outlook.

Öffnen Sie anschließend Microsoft Word. Dort öffnen Sie ein leeres Dokument und schon kann es losgehen:

  • Klicken Sie in der oberen Schaltfläche unter der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten.
  • Als nächstes können Sie unter verschiedenen Elementen wählen. Für Briefe wählen Sie die entsprechende Bezeichnung aus. Leichter wird es, wenn Sie an dieser Stelle die Option Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen auswählen.
  • Nun können Sie das Dokument frei nach Ihren Wünschen gestalten.
  • serienbrief-assistent-word

    Dank des Assistenten in Word vergessen Sie keinen der Schritte.

    Unter Sendungen können Sie Seriendruckfelder einfügen. Dies ist auch entsprechend der Angaben in den einzelnen Spalten einer Excel-Tabelle möglich.

  • Besonders einfach ist es, der Anleitung des Seriendruck-Assistenten zu folgen. Hier profitieren Sie nicht nur von Vorlagen für den Brief, sondern können auch eigene Listen erstellen, sofern Sie nicht bereits über eine vorhandene Liste in Outlook oder Excel verfügen.
  • Im Serienbrief wird automatisch der erste Kontakt Ihrer Liste eingetragen, sodass Sie über eine Art Vorschau verfügen. Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse, so ändern sich die Daten des Empfängers.
  • Sobald Sie mit dem Erstellen des Serienbriefs in Word fertig sind, speichern Sie die Datei. Sie können auch die Option, einzelne Dokumente bearbeiten auswählen, um alle Briefe hintereinander angezeigt zu bekommen. So sind auch individuelle Änderungen noch möglich. Als PDF lassen sich die einzelnen Briefe allerdings nicht speichern.
  • Über Dokumente drucken erfolgt im Anschluss der Druck aller Briefe an die unterschiedlichen Empfänger.

Tipp: Sie können den Aufbau der Liste in Excel auch um eine persönliche oder formelle Anrede ergänzen, um bei jeder Person, die Sie erreichen möchten, gleich den richtigen Ton zu treffen.

4. Das Abo von Microsoft Office kostengünstig verlängern

AngebotBestseller Nr. 1
Microsoft 365 Single (inkl. Microsoft Defender) | 1 Nutzer | Mehrere PCs/Macs, Tablets und mobile Geräte | 1 Jahresabonnement | Download Code
  • Für eine Person
  • Verwendung auf Windows-PCs, Macs, iPads, iPhones und Android-Tablets und -Smartphones
  • Premium Office-Apps: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • 1 TB OneDrive Cloud-Speicher
  • Werbefreie Outlook-E-Mails und -Kalender
AngebotBestseller Nr. 2
Microsoft 365 Family (inkl. Microsoft Defender) | 6 Nutzer | Mehrere PCs/Macs, Tablets und mobile Geräte | 1 Jahresabonnement |Download Code
  • Mit bis zu 5 anderen Personen teilen
  • Premium-Office-Apps: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • Verwendung auf Windows-PCs, Macs, iPads, iPhones und Android-Tablets und -Smartphones
  • 1 TB OneDrive-Cloudspeicher für jede Person
  • Werbefreie Outlook-E-Mails und -Kalender
Bestseller Nr. 3
Microsoft 365: Das umfassende Handbuch für alle Admins. Für alle Business- und Enterprise-Editionen geeignet
  • Größe: ca. 7 'x5' (203 x 148 cm x, 203,2 x 147,3 cm)
  • Material: Plüsch, 70% Schwamm, 10% Vlies Stoff 20%
  • Moderne Bereich Teppich Designs für den Indoor/Outdoor Gebrauch.
  • Schmutzabweisend, perfekt für jeden Raum Dekor
  • Vorleger Teppich personalisiertes Design zeigt Ihren einzigartigen Stil

Bildnachweise: © Saxarinka – shutterstock.com, © fizkes – shutterstock.com, © eigener Screenshot/DA, © eigener Screenshot/DA