Ab und an ist es nötig, ein-PDF-Dokument zu erstellen. Aber wie gelingt das eigentlich? In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen. Zudem erfahren Sie, was der Sinn einer PDF-Datei ist.
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1. PDFs erstellen – so gehen Sie bei Microsoft Word und Open Office vor
Zum Erstellen benötigen Sie nur wenige Sekunden.
Öffnen Sie zunächst Microsoft Word. Nun erstellen Sie, wie Sie es ansonsten gewöhnt sind, eine Datei. Diese speichern Sie zunächst im Word-Format an. Auf diese Weise können Sie die Datei problemlos ändern und anpassen.
Um PDF-Dokumente zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei“
- Wählen Sie den Reiter „Speichern unter“ aus. Dort legen Sie fest, in welchem Ordner die Datei gespeichert werden soll.
- Unterhalb des Dateinamens sehen Sie eine Schaltfläche, in der verschiedene Datei-Arten angezeigt werden. Wählen Sie „PDF“ aus und klicken Sie auf „Speichern“.
Die Vorgehensweise bei der kostenlosen Alternative zu Microsoft Word, Open Office, ist nahezu identisch.
Die originale Word- oder Open-Office-Datei können Sie jederzeit bearbeiten. Die PDF-Datei selbst ist hingegen nicht bearbeitbar.
2. Ausfüllbare PDFs erstellen
Ausfüllbare PDFs lassen sich mit Adobe Acrobat DC besonders leicht erstellen.
Möchten Sie ausfüllbare PDFs erstellen, so bietet es sich an, auf originale Software zu setzen. So lassen sich kinderleicht 3D-Elemente einfügen und interaktive Schreibflächen erstellen.
Möchten Sie stattdessen Freeware nutzen, können Sie Open Office verwenden. Dazu öffnen Sie eine neue Datei. Stellen Sie die Ansicht auf Formular-Steuerelemente um und wechseln Sie anschließend in den Entwurfsmodus.
Nun können Sie die Werkzeugleiste aktivieren und mit der Gestaltung beginnen.
Über Adobe Acrobat DC stehen Sie Ihnen im Rahmen eines monatlichen Abos sehr viele weitere Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung zur Verfügung. Dies umfasst beispielsweise das Einlesen von gedruckten Texten, die Sie in PDF-Formulare umwandeln können.
3. Welchen Sinn haben PDF-Dokumente?
Indem Sie ein PDF erstellen, stellen Sie sicher, dass dieses auf allen Geräten, ganz gleich, ob auf dem Handy, dem Mac oder auch dem klassischen PC stets identisch angezeigt wird.
Es kommt nicht zu Darstellungsproblemen, da ein Viewer sowohl auf dem Mac, dem iPhone als auch auf PCs und Laptops zur Verfügung steht.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, ausfüllbare PDF-Formulare zu erstellen, die andere Verwender interaktiv nutzen können.
Tipp: Möchten Sie 3D-Grafiken oder Bilder auf dem Smartphone ins PDF-Format umwandeln, so gelingt dies über diverse Apps, wie beispielsweise PDFelement für iOS.
4. Online-Converter nutzen
Nach dem Erstellen laden Sie die Datei herunter.
Sie können auch Online-Tools nutzen, um PDFs zu erstellen. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass Sie Ihre Dateien auf den Server des jeweiligen Unternehmens hochladen. Auch wenn diese Dateien nach kurzer Zeit wieder gelöscht werden, stellt dies bei wichtigen Dokumenten ein gewisses Risiko im Hinblick auf die Sicherheit dar.
Nachdem die Dateien hochgeladen und umgewandelt wurden, stehen Ihnen diese kostenlos zum Download bereit.
Alternativ können Sie entsprechende Software auch offline nutzen, um PDFs zu erstellen oder auch zusammenfügen zu können.
Tipp: Viele Möglichkeiten zur PDF-Erstellung und Umwandlung finden Sie auf dieser Website.
