E-Mail Vorlage erstellen: Nachrichtenvorlagen für die erleichterte Kommunikation per Mail

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Lohnt es sich, eine E-Mail Vorlage zu erstellen?

Ja, die Arbeit an einer Vorlage nimmt zwar einige Zeit in Anspruch. Bei jeder zukünftigen Verwendung sparen Sie jedoch enorm viel Zeit ein.


Ist es kompliziert, ein E-Mail Vorlage anzulegen?

Nein, das Anlegen selbst ist bei den meisten Programmen sehr einfach. Je nachdem, wie die Vorlage aussehen soll, kann die individuelle Gestaltung jedoch etwas komplizierter werden.


Wie läuft das Erstellen einer E-Mail Vorlage ab?

Meist öffnen Sie im Mailprogramm zunächst eine neue Mail und verfassen diese als Vorlage. Anstatt diese zu senden, speichern Sie die Mail hingegen in einem speziellen Vorlagenordner.



Sie schreiben häufig E-Mails und möchten dabei möglichst effizient vorgehen? In diesem Fall es sich, E-Mail Vorlagen zu erstellen, die Sie ganz nach Belieben einsetzen können.
Wir erklären, wie Sie bei verschiedenen Programmen wie Microsoft Outlook und Gmail vorgehen.

1. Wozu dienen E-Mail-Vorlagen?

Indem Sie eine E-Mail Vorlage anlegen, können Sie bestimmte Teile einer E-Mail automatisch generieren. Diese Option bietet sich beispielsweise in folgenden Fällen an:

  • E-Mails mit einem Briefkopf versehen
  • Ähnliche E-Mails komplett abspeichern
  • Newsletter vorformatieren

2. Eine E-Mail Vorlage erstellen: Diese Punkte sollten Sie beachten

Wenn Sie eine E-Mail Vorlage erstellen, beachten Sie die folgenden Tipps, damit die Vorlage möglichst gut verwenden werden kann:

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Oft ist weniger mehr.

  • Achten Sie auf die gewählte Ansprache (Sie, Du).
  • Lassen Sie Lücken für Namen offen oder füllen Sie diese vorab mit allgemeinen Anreden (Hallo, Sehr geehrte Damen und Herren etc.).
  • Achten Sie auf die Verwendung des Responsive Designs (so erfolgt eine automatische Anpassung an Smartphones, Tablets oder Desktop-PCs).
  • Die Vorlage sollte möglichst allgemein gehalten werden, um verschiedene Möglichkeiten zu eröffnen.
  • Wenn Sie einen E-Mail-Vordruck erstellen, bedenken Sie, dass dieser nicht überfrachtet wirken sollte. Dies gilt vor allem für Newsletter.

3. Wie gehe ich vor, wenn ich eine E-Mail Vorlage erstellen möchte?

Je nachdem, ob Sie Microsoft Outlook, Gmail oder ein anderes Programm verwenden, unterscheidet sich die Vorgehensweise mehr oder weniger stark.
Wie Sie bei unterschiedlichen Tools im Detail vorgehen, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

3.1. Die E-Mail Vorlage mit Outlook erstellen

Outlook-Vorlagen verwenden:

Sie können es sich auch leichtmachen und eine bestehende Outlook-Vorlage nutzen und diese an Ihre Wünsche anpassen.

  • Öffnen Sie das Programm und klicken Sie auf Neue E-Mail.
  • Erstellen Sie die Nachricht mit allen nötigen Informationen.
  • Anschließend klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern Unter.
  • Geben Sie den Namen der Vorlage ein und scrollen Sie im Feld Dateityp nach unten. Wählen Sie Outlook-Vorlage aus und kicken Sie danach auf Speichern.

Der Standardspeicherordner trägt den Titel templates.
Möchten Sie eine E-Mail Vorlage anschließend aufrufen, so wählen Sie unter der Registerkarte Start das Feld Neue Elemente aus.
Über Weitere Elemente und Formular auswählen gelangen Sie zur Vorlagenauswahl. Um die eigene Vorlage zu finden, gehen Sie auf Suchen in und wählen Vorlagen im Dateisystem aus.
In diesem Bereich finden Sie all Ihre Vorlagen.

Tipp: Um Ihre gespeicherten Vorlagen in Zukunft schneller öffnen zu können, klicken Sie mit der rechen Maustaste in das Feld „Formular auswählen“ und dann auf „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“. Anschließend findet sich das Feld direkt in der Schnellstartleiste. Die Leiste für den Schnellzugriff befindet sich oben links auf der Titelleiste.

Sie können die E-Mail Vorlage auch vorab mit Word erstellen. Sofern Sie die E-Mail Vorlage mit Word erstellen möchten, wählen Sie beim Speichern die Endung .oft (für Outlook) aus, um diese später verwenden zu können.

3.2. Mit Gmail eine E-Mail Vorlage erstellen

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Bei Gmail sind nur wenige Klicks nötig, um eine eigene Vorlage zu erstellen.

Um in Gmail eine E-Mail Vorlage anlegen zu können, müssen Sie die Option in Ihrem Postfach zunächst aktivieren.
Gehen Sie dazu auf Einstellungen, klicken Sie auf Erweitert und wählen Sie unter Vorlagen Aktivieren aus. Sobald Sie auf Speichern geklickt haben, können Sie Muster-Vorlagen erstellen.
Danach gehen Sie wie folgt vor, um eine E-Mail Vorlage zu erstellen:

  • Klicken Sie auf Schreiben, um eine neue E-Mail zu verfassen.
  • Unten rechts im Fenster finden Sie das 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dort unter Mehr Vorlagen aus.
  • Nun können Sie den Entwurf als Vorlage speichern oder aber eine bereits erstellte Vorlage einfügen.

Besitzen Sie noch keine Gmail-Adresse, können Sie die Mail-App hier herunterladen.

3.3. Apple als Standard: So funktioniert die Vorlagenerstellung mit dem Mac

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Auch mit Apple-Geräten ist das Anlegen einer E-Mail-Vorlage ganz einfach.

Sofern Sie einen Mac verwenden, können Sie ebenfalls eigene Vorlagen erstellen. Dazu öffnen Sie die Apple Mail App und folgen diesen Schritten:

  • Zunächst öffnen Sie eine Neue E-Mail.
  • Füllen Sie die Vorlage nun nach Ihren Wünschen aus.
  • Im Anschluss klicken Sie den oberen Reiter Ablage an und wählen Als Vorlage sichern aus.
  • Im neuen Fenster benennen Sie die Datei und klicken auf Sichern. Schon ist die Vorlage fertiggestellt.

Um die Vorlage nutzen zu können, öffnen Sie eine neue E-Mail. Rechts oben befindet sich ein Blatt. Gehen Sie mit der Maus darauf und klicken Sie Eigene an. Wählen Sie nun die unter dem von Ihnen gespeicherten Dateinamen erstellte Vorlage aus.

4. Mit einer neuen Tastatur schneller E-Mails verfassen: Diese Modelle bieten sich an

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