Eine Abwesenheitsnotiz sollte sagen, wann du wieder erreichbar bist und wen man in dringenden Fällen kontaktieren kann. Richte sie möglichst im Webmail oder direkt auf dem Mailserver ein, damit sie auch bei geschlossenem Rechner verschickt wird.
Zwei Vorlagen
| Situation | Textvorschlag |
|---|---|
| Mit Vertretung | Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ab dem [Datum] bin ich wieder erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Funktionsadresse]. |
| Ohne Vertretung | Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] abwesend und melde mich nach meiner Rückkehr. |
In Outlook oder Gmail aktivieren
- In Outlook hängt der Menüpunkt von Version und Kontotyp ab. Suche nach Automatische Antworten und prüfe die getrennten Felder für interne und externe Kontakte.
- In Gmail öffnest du Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Allgemein. Trage bei Abwesenheitsnotiz Zeitraum, Betreff und Nachricht ein.
- Sende zur Kontrolle eine Testmail von einer passenden Adresse. Prüfe den Abschalttermin und ob externe Absender die vorgesehene Fassung erhalten.
Die Schritte und Kontogrenzen erklären Microsoft für Outlook und Google für Gmail. In externen Antworten reichen Erreichbarkeit und Kontaktweg. Private Reisedetails kannst du weglassen.
Häufige Fragen
Muss Outlook für die automatische Antwort geöffnet bleiben?
Bei einer serverseitigen Antwort bleibt der Rechner aus. Eine Regel, die nur im lokalen Outlook läuft, kann ein geöffnetes Programm benötigen.
Welches Datum gehört in die Abwesenheitsnotiz?
Nenne den ersten Tag, an dem du wieder erreichbar bist, oder gib das Ende der Abwesenheit ausdrücklich mit einschließlich an.
Kann ich für interne und externe Kontakte unterschiedliche Texte verwenden?
Das geht bei unterstützten Outlook-Konten. Prüfe, wie dein Maildienst den Empfängerkreis und die externen Antworten verwaltet.
